Política de tratamiento de datos personales MenesIA
1.1. Objeto La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los principios, criterios, procedimientos, medidas y condiciones bajo los cuales MenesIA®, como responsable del tratamiento de datos personales, realiza la recolección, almacenamiento, uso, consulta, análisis, organización, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier operación de tratamiento sobre los datos personales de sus usuarios, clientes, emprendedores, aliados, proveedores y demás titulares de información que interactúen con sus servicios. MenesIA desarrolla y opera una solución tecnológica y metodológica orientada a apoyar la creación, desarrollo y escalamiento de negocios , mediante una metodología propia y herramientas de inteligencia artificial, incluyendo su agente de inteligencia artificial denominado Aura. La presente Política busca garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, y las instrucciones, conceptos y lineamientos aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio —SIC—. Esta Política también establece las condiciones bajo las cuales MenesIA podrá utilizar determinada información de manera estadística, agregada, disociada o anonimizada , con fines de análisis del ecosistema empresarial, generación de indicadores, investigación, mejora de sus productos y elaboración de información de valor para terceros, siempre que dicho tratamiento se encuentre respaldado por la finalidad informada al Titular y por la autorización o base jurídica que corresponda. 1.2. Alcance
Esta Política aplica a todos los datos personales que sean tratados por MenesIA, independientemente del medio mediante el cual hayan sido obtenidos, incluyendo, entre otros: a. Información suministrada directamente por el Titular durante el registro o creación de una cuenta. b. Información proporcionada durante el desarrollo de la metodología MenesIA® . c. Respuestas, resultados y avances derivados de formularios, cuestionarios, evaluaciones, diagnósticos y actividades realizadas dentro de la Plataforma. d. Información relacionada con el emprendimiento, proyecto empresarial, negocio, actividad económica, objetivos, intereses, preferencias, necesidades, conocimientos, capacidades y nivel de desarrollo empresarial del usuario. e. Información generada por la interacción del usuario con Aura y demás funcionalidades de la Plataforma. f. Información técnica relacionada con el uso de la Plataforma, cuando tenga la naturaleza de dato personal. g. Información generada mediante procesos analíticos, estadísticos o de categorización derivados de los datos suministrados o generados durante el uso de MenesIA. h. Información recibida legítimamente de aliados, entidades, empresas, instituciones educativas, cámaras de comercio, entidades públicas u otros terceros, cuando exista una base jurídica válida para su tratamiento. La Política será aplicable tanto al tratamiento realizado directamente por MenesIA como al realizado por terceros que actúen por cuenta, encargo o instrucción de MenesIA, dentro de los límites establecidos por la legislación colombiana y por los acuerdos correspondientes. 1.3. Identificación del Responsable del Tratamiento El Responsable del Tratamiento de los datos personales será MenesIA, quien determinará las finalidades, condiciones y medios para el tratamiento de la información dentro de los servicios que ofrece. Los datos de identificación, contacto y atención de consultas y reclamos serán informados y mantenidos actualizados en los canales oficiales de MenesIA y en su Aviso de Privacidad. MenesIA podrá contratar proveedores tecnológicos, operadores de infraestructura, servicios de inteligencia artificial, almacenamiento, comunicaciones, seguridad, analítica u otros servicios necesarios para la operación de la Plataforma. Cuando estos terceros realicen tratamiento de datos personales por cuenta de MenesIA, actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento, cuando corresponda, y deberán tratar la información únicamente conforme a las instrucciones, finalidades y condiciones autorizadas por MenesIA y por la legislación aplicable.
La existencia de proveedores tecnológicos o Encargados del Tratamiento no modifica la calidad de MenesIA como Responsable del Tratamiento frente al Titular cuando legalmente corresponda. 1.4. Finalidad de la Política La presente Política tiene como finalidad informar de manera clara, completa y transparente al Titular: 1. Qué información puede ser recolectada por MenesIA. 2. Para qué puede ser utilizada. 3. Cómo puede ser almacenada y protegida. 4. Cómo puede utilizarse para personalizar la experiencia dentro de la Plataforma. 5. Cómo interviene la inteligencia artificial Aura en el tratamiento de determinada información. 6. Qué información puede ser utilizada para generar análisis, estadísticas e indicadores. 7. Cuándo una información puede ser compartida con terceros. 8. Qué información podrá ser utilizada de manera agregada o anonimizada. 9. Cuáles son los derechos del Titular. 10. Cómo puede ejercer dichos derechos. 11. Cuáles son las responsabilidades de MenesIA y cuáles corresponden al usuario. 12. Cuáles son las limitaciones inherentes a las tecnologías de inteligencia artificial. 1.5. Principios aplicables MenesIA desarrollará sus actividades de tratamiento observando, entre otros, los siguientes principios: Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a las normas colombianas aplicables. Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas, explícitas e informadas al Titular. Libertad: el tratamiento que requiera autorización será realizado con consentimiento previo, expreso e informado, salvo las excepciones previstas por la ley. Transparencia: el Titular podrá conocer, cuando corresponda, la existencia y finalidad del tratamiento de sus datos. Acceso y circulación restringida: los datos personales estarán sujetos a las restricciones de acceso y circulación previstas por la legislación.
Seguridad: MenesIA adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción o uso indebido. Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información en los términos legalmente aplicables. Necesidad y proporcionalidad: MenesIA procurará recolectar y tratar únicamente la información necesaria o pertinente para las finalidades informadas. Calidad: MenesIA procurará que la información sometida a tratamiento sea correcta, completa, actualizada y comprensible, de acuerdo con la naturaleza de cada dato. Responsabilidad demostrada: MenesIA implementará medidas destinadas no solo al cumplimiento formal de la normativa, sino también a demostrar la existencia y aplicación efectiva de controles de protección de datos. 1.6. Tratamiento mediante inteligencia artificial MenesIA incorpora herramientas de inteligencia artificial, entre ellas Aura, cuya función es acompañar al usuario durante determinadas etapas de la metodología MenesIA® . Para cumplir esta función, Aura podrá utilizar información proporcionada por el usuario, respuestas a evaluaciones, información relacionada con sus objetivos, progreso, decisiones, emprendimiento, preferencias y demás información que resulte necesaria para generar una experiencia contextualizada y personalizada, de acuerdo con las finalidades informadas. El Titular reconoce que los sistemas de inteligencia artificial funcionan mediante modelos probabilísticos y que sus respuestas pueden contener errores, imprecisiones, omisiones, interpretaciones incorrectas, información incompleta o respuestas que no corr espondan exactamente a la realidad del usuario. Por lo anterior: a. Las respuestas generadas por Aura tienen carácter orientativo, educativo y de apoyo. b. Aura no constituye, por sí misma, un profesional humano ni reemplaza el criterio de profesionales especializados. c. Las respuestas de Aura no constituyen automáticamente asesoría jurídica, médica, psicológica, terapéutica, financiera, contable, tributaria, de inversión o de cualquier otra profesión regulada. d. El usuario será responsable de verificar la información antes de adoptar decisiones que puedan generar consecuencias económicas, jurídicas, financieras, personales o empresariales relevantes. e. MenesIA no garantiza que una respuesta generada por Aura sea siempre exacta, completa, actualizada, apropiada o adecuada para una situación particular.
f. La aparición de una respuesta incorrecta o imprecisa generada por un sistema de inteligencia artificial no implica, por sí misma, que la información proporcionada por el usuario haya sido interpretada como un hecho cierto ni que el resultado generado co nstituya una declaración profesional. MenesIA implementará mecanismos de diseño, advertencia, supervisión y mejora destinados a reducir los riesgos asociados con el uso de inteligencia artificial. 1.7. Memoria y contexto de Aura Con el propósito de proporcionar una experiencia personalizada, MenesIA podrá conservar determinados elementos del contexto proporcionado por el usuario, incluyendo, según corresponda: • objetivos; • respuestas suministradas; • avances dentro de la metodología; • preferencias; • decisiones registradas; • información relacionada con su emprendimiento; • resultados de actividades; • retos y avances; • información necesaria para mantener la continuidad de la interacción con Aura. Esta información podrá utilizarse para que Aura comprenda mejor el contexto del usuario y evite solicitar repetidamente información que ya haya sido suministrada. La denominada "memoria" de Aura no constituye un expediente profesional, diagnóstico clínico, concepto jurídico, historia médica ni certificación de la situación real del usuario. La información almacenada podrá contener interpretaciones o inferencias generadas a partir de las interacciones y, por tanto, no deberá entenderse automáticamente como una afirmación objetiva o definitiva sobre la persona o su negocio. 1.8. Información generada, inferida o calculada Como consecuencia de la interacción con MenesIA podrán generarse indicadores, categorías, puntuaciones, perfiles, recomendaciones, tendencias, clasificaciones o inferencias relacionadas con el usuario o con su emprendimiento. Estos resultados podrán ser generados mediante reglas de la metodología, análisis estadístico, modelos computacionales, inteligencia artificial u otros mecanismos tecnológicos. Las inferencias o indicadores generados por MenesIA:
a. No necesariamente corresponden a hechos objetivos. b. Pueden contener errores. c. No constituyen diagnósticos profesionales salvo que sean realizados por el profesional competente correspondiente. d. No deberán utilizarse como único fundamento para decisiones que produzcan efectos jurídicos o consecuencias significativamente similares sobre una persona, cuando la legislación aplicable establezca restricciones o garantías especiales. e. Serán tratados de acuerdo con la finalidad para la cual fueron generados y con los derechos del Titular. 1.9. Información estadística, agregada y anonimizada MenesIA podrá desarrollar análisis estadísticos sobre la información obtenida mediante la Plataforma con el propósito de comprender tendencias y necesidades del ecosistema emprendedor y empresarial. Cuando la información sea utilizada con fines estadísticos, de investigación, inteligencia de negocios, generación de indicadores o elaboración de informes para terceros, MenesIA procurará utilizar información agregada, disociada o efectivamente anonimizada , de manera que no permita identificar directa o indirectamente a una persona determinada, cuando ello sea jurídicamente aplicable. Estos análisis podrán incluir, entre otros: • tendencias de emprendimiento; • principales dificultades de los emprendedores; • niveles de preparación empresarial; • necesidades de capacitación; • adopción de herramientas digitales; • adopción y conocimiento de inteligencia artificial; • necesidades de financiación; • niveles de formalización; • dificultades de comercialización; • madurez de los negocios; • necesidades de innovación; • comportamiento general de determinados segmentos empresariales; • evolución de indicadores agregados del ecosistema.
La información estadística, agregada o anonimizada podrá constituir un activo de conocimiento de MenesIA y podrá ser utilizada para desarrollar productos, estudios, reportes, investigaciones, indicadores, servicios de inteligencia empresarial y soluciones dirigidas a organizaciones públicas o privadas, siempre dentro de los límites legales aplicables. MenesIA no entenderá esta autorización como una autorización general para vender indiscriminadamente datos personales identificables. Cuando un tercero requiera información que permita identificar directa o indirectamente al Titular, MenesIA deberá contar con la autorización o base jurídica que corresponda y observar las condiciones legales aplicables. 1.10. Información proporcionada voluntariamente por el usuario El usuario será responsable de procurar que la información que suministre a MenesIA sea verdadera, completa, actualizada y pertinente. El usuario deberá abstenerse de introducir información de terceros sin contar con autorización, legitimidad o facultad suficiente para hacerlo cuando esta sea requerida. Asimismo, se recomienda no introducir en Aura o en cualquier campo de la Plataforma información que no sea necesaria para alcanzar la finalidad correspondiente, especialmente información altamente confidencial, secretos empresariales de terceros, credencia les, contraseñas, información bancaria completa o cualquier otro dato cuya incorporación no sea necesaria para utilizar el servicio. 1.11. Datos sensibles MenesIA evitará solicitar datos sensibles cuando estos no sean necesarios para la prestación del servicio. Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos sensibles, MenesIA informará al Titular de manera expresa sobre su naturaleza y sobre el carácter facultativo de su autorización, y solicitará el consentimiento explícito cuando legalmente corresponda. El Titular no estará obligado a suministrar datos sensibles salvo que exista una excepción legal que permita su tratamiento sin autorización. MenesIA adoptará medidas reforzadas respecto de la información sensible que eventualmente sea tratada. 1.12. Niños, niñas y adolescentes La Plataforma estará dirigida principalmente a personas mayores de edad. MenesIA no promoverá deliberadamente la recolección de datos personales de niños, niñas o adolescentes cuando no resulte necesaria para sus servicios. En caso de que se pretenda desarrollar programas institucionales dirigidos a menores de edad, MenesIA implementará previamente un procedimiento específico que contemple las
exigencias legales aplicables, el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y las autorizaciones correspondientes. 1.13. Proveedores tecnológicos y terceros encargados Para garantizar el funcionamiento de MenesIA podrán intervenir proveedores tecnológicos que presten servicios de infraestructura, almacenamiento, procesamiento, inteligencia artificial, comunicaciones, seguridad, analítica u otros servicios relacionados. Cuando dichos proveedores actúen como Encargados del Tratamiento, el tratamiento deberá limitarse a las finalidades autorizadas y a las instrucciones impartidas por MenesIA. MenesIA procurará establecer contractualmente obligaciones relacionadas con: • confidencialidad; • seguridad; • tratamiento limitado a instrucciones; • prohibición de utilización para finalidades propias no autorizadas; • gestión de incidentes; • subcontratación o subencargados; • conservación y eliminación de información; • retorno o exportación de información cuando corresponda; • cumplimiento de la normativa aplicable. La utilización de proveedores tecnológicos no implica que estos adquieran la propiedad de los datos personales de los usuarios de MenesIA. 1.14. Transferencia y transmisión de información Cuando MenesIA requiera transmitir o transferir datos personales a terceros, dentro o fuera de Colombia, evaluará previamente las condiciones jurídicas aplicables y adoptará las medidas necesarias para cumplir la normativa vigente. La ubicación física de los servidores o infraestructura tecnológica utilizada para prestar un servicio no modifica por sí sola la titularidad de los datos ni las responsabilidades legales correspondientes. Cuando resulte necesario realizar transferencias internacionales de datos personales, MenesIA aplicará los mecanismos y requisitos exigidos por la legislación colombiana. 1.15. Seguridad de la información MenesIA implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales al tipo de información tratada y a los riesgos asociados. Estas medidas podrán incluir:
• control de acceso; • gestión de usuarios y permisos; • autenticación; • protección de credenciales; • cifrado cuando resulte apropiado; • copias de seguridad conforme a las capacidades y necesidades del servicio; • monitoreo; • registros de actividad; • gestión de incidentes; • control de proveedores; • actualización de componentes; • medidas de prevención de acceso no autorizado; • procedimientos de recuperación; • gestión de vulnerabilidades. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. En consecuencia, MenesIA no declara que sus sistemas sean invulnerables frente a cualquier ataque, vulnerabilidad o evento tecnológico. En caso de presentarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales, MenesIA aplicará sus procedimientos internos de gestión de incidentes y determinará las actuaciones y notificaciones que correspondan conforme a la legislación vigente. 1.16. Conservación de la información MenesIA conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, fiscales, probatorias o de defensa ju rídica, o mientras exista una relación vigente con el Titular cuando corresponda. Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones aplicables, MenesIA procederá a su eliminación, anonimización, bloqueo o conservación restringida, según corresponda. La eliminación de una cuenta no necesariamente implica la eliminación inmediata de todas las copias técnicas, respaldos o registros de seguridad, cuando estos deban mantenerse temporalmente por razones técnicas, de seguridad o legales. 1.17. Derechos de los Titulares De conformidad con la legislación colombiana, el Titular podrá ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria. c. Ser informado respecto del uso dado a sus datos. d. Presentar consultas y reclamos. e. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente. f. Solicitar la revocatoria de la autorización cuando corresponda. g. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley. h. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las disposiciones aplicables. El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las excepciones, requisitos, términos y condiciones establecidos por la legislación vigente. 1.18. Autorización diferenciada MenesIA procurará que las autorizaciones solicitadas al Titular sean diferenciadas según la finalidad del tratamiento. Cuando corresponda, podrán existir autorizaciones independientes para: 1. Prestación y operación del servicio. 2. Personalización de la experiencia y memoria de Aura. 3. Analítica y generación de indicadores agregados. 4. Uso de información anonimizada para investigación y desarrollo de productos. 5. Entrega de información identificable a terceros. 6. Comunicaciones comerciales y marketing. 7. Tratamiento de datos sensibles, cuando excepcionalmente sean necesarios. La negativa del Titular a autorizar tratamientos que no sean necesarios para la prestación principal del servicio no deberá impedir, por sí sola, el acceso a las funcionalidades esenciales que legalmente puedan prestarse sin dichos tratamientos. 1.19. Información para terceros e instituciones MenesIA podrá establecer alianzas con cámaras de comercio, universidades, empresas, entidades públicas, organizaciones de apoyo al emprendimiento, inversionistas, aliados comerciales y otras instituciones. La participación de una institución en un programa, patrocinio, convenio o compra de cupos de MenesIA no significa automáticamente que dicha institución sea propietaria de los datos personales de los usuarios.
Cuando sea jurídicamente procedente, MenesIA podrá entregar a dichas instituciones información estadística, agregada o anonimizada para permitirles conocer tendencias generales de los usuarios beneficiarios. Cuando se pretenda entregar información personal identificable, MenesIA verificará previamente la existencia de la autorización o base jurídica correspondiente y las condiciones aplicables al tratamiento. 1.20. No comercialización indiscriminada de datos personales MenesIA podrá desarrollar modelos de negocio basados en conocimiento derivado de la información generada dentro de su ecosistema. No obstante, esta posibilidad no debe interpretarse como autorización para comercializar libremente bases de datos personales identificables. La generación de valor económico podrá realizarse, entre otros mecanismos, mediante: • informes sectoriales; • estudios de mercado; • indicadores del ecosistema; • análisis agregados; • inteligencia empresarial; • tendencias de emprendimiento; • investigaciones; • herramientas analíticas; • reportes institucionales; • productos de información agregada; • servicios tecnológicos y de acompañamiento. Cuando una operación requiera datos personales identificables, se aplicarán las exigencias legales correspondientes. 1.21. Responsabilidad del usuario frente a las decisiones adoptadas MenesIA proporciona herramientas de información, acompañamiento, aprendizaje, análisis y orientación. El usuario conserva en todo momento la responsabilidad sobre las decisiones que adopte respecto de su vida personal, actividad empresarial, inversiones, contratación, asuntos jurídicos, obligaciones tributarias, decisiones financieras, relaciones laborales, comerciales o cualquier otra actividad.
La utilización de información generada por Aura o por cualquier herramienta de MenesIA no constituye garantía de éxito empresarial, financiero, comercial o personal. 1.22. Actualización de la Política MenesIA podrá modificar, actualizar o complementar esta Política cuando resulte necesario para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos, comerciales o en las funcionalidades de la Plataforma. Cuando una modificación implique cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o en los derechos de los Titulares, MenesIA adoptará las medidas de información y autorización que correspondan conforme a la legislación aplicable. La versión vigente estará disponible a través de los canales oficiales de MenesIA. 1.23. Prevalencia de la legislación Las disposiciones de esta Política se interpretarán de conformidad con la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales. En caso de que alguna disposición resulte incompatible con una norma imperativa aplicable, prevalecerá la disposición legal correspondiente, sin que ello afecte la validez del resto de la Política. 1.24. Entrada en vigencia La presente Política entrará en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras MenesIA realice actividades de tratamiento de datos personales. La fecha de adopción, versión, modificaciones y datos de contacto oficiales deberán mantenerse actualizados en la versión publicada de la Política.